Obavijest o zaštiti privatnosti za zaposlenika

Obavijest o osobnim podacima

Ova obavijest pruža informacije o tome kako tvrtka VOLVO obrađuje vaše osobne podatke.

Tvrtka u kojoj ste zaposleni („VOLVO”) voditelj je obrade osobnih podataka koje VOLVO dobiva od vas i iz drugih izvora opisanih u nastavku. Voditelj obrade znači da VOLVO odlučuje o svrsi i sredstvima obrade vaših osobnih podataka. VOLVO je odgovoran za obradu osobnih podataka koji se odnose na vas u skladu sa zakonima i propisima o zaštiti podataka koji su na snazi. Obrada tvrtke VOLVO vaših osobnih podataka nužna je u odnosu na vaše zaposlenje u tvrtki VOLVO. Ako imate pitanja u vezi s obradom vaših osobnih podataka, obratite se službeniku za zaštitu podataka tvrtke VOLVO.

 

VOLVO može obrađivati sljedeće kategorije osobnih podataka. Ne zaboravite da VOLVO neće nužno obrađivati sve dolje navedene osobne podatke. Napominjemo da primjeri navedeni u svakoj kategoriji nisu sveobuhvatni.

 

Podatci o osobi, kao što su ime, datum rođenja, broj socijalnog osiguranja (ili ekvivalentno), spol, državljanstvo, željeni jezik, bračno stanje, fotografija

Organizacijski podatci, kao što su broj zaposlenika, opis radnog mjesta, položaj, mjesto rada, poslovna jedinica, odjel, rukovoditelj, direktno podređene osobe

Podatci za kontakt, kao što su adresa rada, kućna adresa, e-pošta, broj telefona

Podatci o naknadama i pogodnostima, kao što su plaća, revizije plaća, porezne obustave, podatci o mirovini, podatci o bankovnom računu

Administrativni podatci u vezi sa zaposlenjem, kao što su ugovor o zaposlenju i drugi ugovori između vas i tvrtke VOLVO, prijave i drugi obrasci u vezi s npr. roditeljskim dopustom, informacije o datumu zapošljavanja i datumu raskida radnog odnosa

Podatci o vremenu, kao što su sati rada, odrađeno vrijeme, odmor, različite vrste dopusta(roditeljski dopust, bolovanje itd.)

Podatci o članstvu u sindikatima, ako je primjenjivo i relevantno

Sigurnosni podatci, kao što su pristupne kartice, prava pristupa te uporaba pristupnih kartica i prava pristupa

Podatci o zdravlju i zaštiti, kao što su informacije o bolovanjima, rehabilitacijskim programima, incidentima na radnom mjestu, zdravstvenim pregledima

Podatci o proizvodnji/popravcima/servisiranju, kao što su praćenje i bilježenje aktivnosti koje ste poduzeli u vezi s proizvodnjom, održavanjem, popravcima ili servisiranjem vozila

Podatci o rezultatima i procjenama, kao što su evaluacije, procjene i disciplinska evidencija, ako postoji

Podatci o kompetencijama, kao što su bilješke o učenjima i osposobljavanjima

Administrativni podatci o putovanjima, kao što su informacije o poslovnim putovanjima, pojedinosti o rezervacijama, broj putovnice, broj korporativne kreditne kartice, putni računi i putni troškovi

Podatci iz službe za pomoć i podršku, kao što su vaša pitanja / pitanja vašeg voditelja za VOLVO / službe za ljudske resurse u vezi s vašim zaposlenjem ili IT opremom ili podrškom koja vam je pružena u vezi s tim

IT podatci, kao što su korisnički ID-ovi, zaporke, pojedinosti o prijavama, kao i podatci i zapisnici o vašoj upotrebi IT opreme VOLVO, aplikacija ili usluga prema IT pravilima tvrtke VOLVO, ovisno o primjenjivosti u određeno vrijeme

 

Posebno se napominje da se članstvo u sindikatima i neki aspekti podataka o zdravlju i zaštiti smatraju osjetljivim podatcima prema važećim zakonima o zaštiti podataka i s njima se mora postupati posebno pažljivo. Posebno se napominje da se osjetljivi podatci smiju obrađivati samo u slučaju zakonske obveze, na temelju odobrenja u kolektivnom ugovoru i/ili izričite suglasnosti.

 

Ne zaboravite ni da se određeni podatci koji se generiraju u vozilu (primjerice broj vozila/šasije, signali itd.) automatski generiraju kada posjedujete proizvod u vlasništvu tvrtke Volvo, primjerice kamion. Međutim, tvrtka VOLVO ne upotrebljava takve podatke ako uporaba nije povezana s aktivnostima ispitivanja, rješavanjem pitanja kvalitete ili radi razvoja proizvoda. Napominjemo da se ovaj odjeljak ne odnosi na korporativne automobile.

 

Tvrtka VOLVO također može obraditi ograničenu količinu osobnih podataka (ime i podatke za kontakt) osoba koje ste vi naveli kao osobe kojima se tvrtka VOLVO treba obratiti u hitnom slučaju. U nekim se državama podatci o rođacima također mogu obrađivati u određene svrhe u vezi s pogodnostima i/ili zahtjevima zakona o radu.

VOLVO će obrađivati vaše osobne podatke na osnovi neke od sljedećih zakonskih osnova, pogledajte također dodatne pojedinosti u nastavku.

 

Zakonska obveza. VOLVO, primjerice može biti zakonski obvezan izvijestiti porezne službe o vašim prihodima.

 

Ugovorna obveza. Primjerice, VOLVO mora obraditi vaše osobne podatke kako bi vam mogao isplatiti plaću navedenu u ugovoru.

 

Legitimni interes. Legitimni interes tvrtke VOLVO jest normalno upravljanje svakodnevnim operacijama, osiguravanje objekata i opreme te vođenje interne kontrole. Kako bi se obrada osobnih podataka temeljila na legitimnom interesu, VOLVO provodi procjene od slučaja do slučaja. Primjerice, tvrtka VOLVO treba obraditi određene osobne podatke kako bi se omogućila administracija vaših poslovnih putovanja, gdje je legitimni interes tvrtke VOLVO upravljanje svojim svakodnevnim operacijama; ili tvrtka VOLVO mora obraditi određene osobne podatke radi pregleda statusa IT opreme, gdje je legitimni interes tvrtke VOLVO osigurati svoju opremu.

 

U iznimnim slučajevima i samo kada ne postoji zakonska osnova koja bi se mogla primijeniti, VOLVO može zasebno tražiti vašu izričitu privolu za obradu vaših osobnih podataka.

 

Tvrtka VOLVO obrađivat će vaše osobne podatke, prema gore navedenim primjerima, u opće svrhe navedene u nastavku. Napominjemo da primjeri navedeni u svakoj svrsi nisu sveobuhvatni.

 

Administracija (obično na temelju ugovorne obveze i/ ili legitimnog interesa)

 

Omogućavanje vaše registracije u sustavima tvrtke VOLVO te opća administracija vašeg zaposlenja u tvrtki VOLVO

 

Omogućavanje uporabe odgovarajuće licence

 

Omogućavanje vođenja ažurnog organizacijskog grafikona i evidencije zaposlenika, uključujući izradu internih izvješća i statistike

 

Omogućavanje isplate plaće, mirovine i drugih pogodnosti, kao i revizije plaće, uključujući izradu internih izvješća i statistike

 

Omogućavanje kontrole projekata

 

Izvještavanje (obično na temelju zakonske obveze i/ili legitimnog interesa)

 

Omogućavanje izvještavanja nadležnim tijelima u skladu sa zakonom, primjerice poreznoj upravi

 

Omogućavanje evidencije vašeg radnog vremena / odsutnosti /dopusta u svrhu isplate naknada, kao i ispostavljanja računa

 

Zahtjevi zakona o radu (obično na temelju zakonske obveze)

 

Omogućavanje ispunjavanja obveza tvrtke VOLVO prema kolektivnim ugovorima sa sindikatima ili zakonu o radu

 

Radno okruženje i sigurnost proizvoda (obično na temelju zakonske obveze i/ili legitimnog interesa)

 

Omogućavanje ispunjenja obveza tvrtke VOLVO kako bi se pružilo sigurno radno okruženje (uključujući kontrolu i sprječavanje neovlaštenog pristupa objektima i opremi tvrtke VOLVO) te drugih obveza u pogledu radnog okruženja uređenih zakonima o zaštiti okoliša ili zakonima o radu

 

Omogućavanje ispunjenja obveza tvrtke VOLVO u vezi sa sigurnošću i kvalitetom proizvoda

 

Aktivnosti u vezi s razvojem zaposlenika (obično na temelju zakonske obveze i/ili ugovorne obveze i/ili legitimnog interesa)

 

Omogućavanje aktivnosti u vezi s razvojem kompetencija / poboljšanjima, kao i provedbom evaluacija rezultata i procjena

 

Omogućavanje i predlaganje obrazovnih aktivnosti i osposobljavanja

 

Aktivnosti u vezi s radom zaposlenika (obično na temelju zakonske obveze i/ili ugovorne obveze i/ili legitimnog interesa)

 

Omogućavanje izvođenja radnih zadataka kao što su pisanje e-pošte, sastavljanja dokumenata, izvješća, prezentacija, nacrta itd.

 

Omogućavanje poslovnih putovanja

 

Omogućavanje odgovaranja na pitanja vas / vašeg voditelja za tvrtku VOLVO / službe za ljudske resurse u vezi s vašim zaposlenjem ili IT opremom/uslugama ili pružanje podrške potrebne za izvedbu radnih zadataka

 

Omogućavanje praćenja pravila tvrtke VOLVO, uključujući Kodeks ponašanja grupe Volvo i IT pravila tvrtke VOLVO, ovisno o primjenjivosti, s vremena na vrijeme, kako bi se osiguralo poštovanje takvih pravila i istraživanje sumnjivih zabranjenih aktivnosti

 

Istraživanje i razvoj te rješavanje problema s kvalitetom (obično na temelju legitimnog interesa)

 

Omogućavanje aktivnosti istraživanja i razvoja u vezi s proizvodima tvrtke Volvo (npr. kamiona), uključujući uporabu podataka o vozilu koji se generiraju prilikom uporabe proizvoda u vlasništvu tvrtke Volvo (vidi gore)

 

Omogućavanje rješavanja problema s kvalitetom u vezi s proizvodima tvrtke Volvo (npr. kamiona), uključujući uporabu podataka o vozilu koji se generiraju prilikom uporabe proizvoda u vlasništvu tvrtke Volvo (vidi gore)

VOLVO će primarno pribaviti vaše osobne podatke od vas, vašeg voditelja ili službe za ljudske resurse ili neke druge treće osobe koju ste uputili da nam pribavi vaše osobne podatke. Neki osobni podatci mogu se automatski generirati iz IT sustava tvrtke VOLVO ili, jednako, prilikom izrade korisničkog ID-a u sustavima VOLVO.

Tvrtka VOLVO normalno neće dijeliti vaše podatke s bilo kime izvan grupe Volvo ako to nije potrebno u skladu sa zakonom, propisom ili kolektivnim ugovorom. Međutim, VOLVO može, ako je to potrebno za ispunjenje svrhe obrade osobnih podataka, podijeliti vaše osobne podatke s drugom tvrtkom u grupi Volvo, što obuhvaća i tvrtke izvan EU-a/EGP-a. Volvo također može, ako je to potrebno za ispunjenje svrhe obrade osobnih podataka, podijeliti vaše osobne podatke s tvrtkama trećim osobama i dobavljačima, što obuhvaća i one izvan EU-a/EGP-a. VOLVO će u svim slučajevima uložiti sve napore da osigura primjenu odgovarajućih zaštita koje pružaju adekvatne razine zaštite vaših osobnih podataka koje zahtijevaju primjenjivi zakoni o zaštiti podataka. Primjerice, to može uključivati upotrebu internih ili vanjskih ugovora o obradi podataka na osnovi standardnih ugovornih klauzula koje je odobrila EU ili europsko-američkog sustava zaštite privatnosti ili sličnih drugih mehanizama koje po potrebi priznaju ili odobre odgovarajuća tijela. Ako imate pitanja u vezi s prijenosom, obratite se službeniku za zaštitu podataka tvrtke VOLVO.

VOLVO će normalno čuvati vaše osobne podatke tijekom vašeg radnog odnosa. Nakon završetka vašeg radnog odnosa VOLVO će čuvati samo osobne podatke koji se smatraju potrebnima za ispunjenje svrhe za koju su prikupljeni i samo dok ta svrha ne bude ispunjena ili, ako to bude kasnije, onoliko vremena koliko bude potrebno za postupanje u skladu s lokalnim zakonskim, poreznim obvezama u vezi s pogodnostima ili radi ispunjenja bilo kojih zakonskih zahtjeva u slučaju stvarnog, suspektnog ili predviđenog spora ili potraživanja.

Imate pravo zatražiti pristup svojim osobnim podacima. Također imate pravo tražiti od tvrtke VOLVO ispravak ili brisanje svojih osobnih podataka ili ograničavanje obrade istih. Osim toga možete podnijeti prigovor na obradu svojih osobnih podataka koju provodi tvrtka VOLVO ili zatražiti prenosivost podataka. Međutim, napominjemo da VOLVO ne mora uvijek biti obvezan ispuniti zahtjev za brisanje, ograničavanje, prigovor ili prenosivost podataka. Procjena će se obaviti na osnovi pojedinačnog slučaja zakonskih obveza tvrtke VOLVO i iznimke u vezi s takvim pravima.

Više informacija o pravima osoba na koje se odnose osobnih podatci